众所周知，excel除了有现成的表格之外，也是office办公软件中可以处理日常数据的软件。而且excel处理数据的功能其实十分强大，比如除了可以进行简单的求和、求平均数之外，还可以直接对大量的数据进行分类汇总。那么使用excel分类汇总数据的具体步骤有哪些呢？
第一步
数据排序
使用excel对数据进行分类汇总之前，首先要对准备汇总的数据进行排序。假设需要进行分类汇总的数据为每个人对不同产品的销量，在excel中A列填写姓名，B列填写产品，C列填写销量，然后选中所有数据，点击“数据”——“排序”，主要关键字设为“姓名”，排序依据设为“单元格值”，次序设为“升序”，最后点击“确定”。要注意的是，关键字和要汇总的内容是相关的，在汇总每个人总销量时，关键字就设为“姓名”，如果要汇总一个产品不同人的总销量，那么关键字就要设为“产品”了。
第二步
统计数据
选中排好序的数据，点击“数据”——“分类汇总”。在这个界面上有多个设置项，分类字段表示你要为哪个字段进行汇总，这里应该选择第一步中排序的关键字“姓名”；汇总方式有求和、计数、平均值、最大值、最小值和乘积这几种统计方式；汇总规则有表格中的几列标题，选择哪一个就表示要为哪一个进行统计。比如分类字段设为“姓名”，汇总方式设为“求和”，汇总规则设为“销量”，并勾选“汇总结果显示在数据下方”，这个时候分类汇总表格就制作好了，每个姓名下都有一行汇总了这个人的销量总和。
第三步
数据的查看及再处理
在制作好分类汇总表格之后，excel界面左侧多了一些分级标志，点击其中的数字可以收起或展开数据，比如点击数字“2”，就会收起所有原始数据，只显示汇总结果；点击数字“1”就只会显示“总计”结果。
如果想用多种规则汇总，就重复上述第二步，在分类汇总设置窗口中不勾选“替换当前分类汇总”，即可获得多种分类规则下的汇总结果。如果不想要分类汇总后的这些数据，点击“数据”——“分类汇总”中的“全部删除”即可。
使用excel分类汇总数据，听起来可能很难，但实际操作起来却很快速，只需要动动鼠标，就可以完成原本需要大量人工计算的工作，从而提高我们的工作效率。只要你的工作可能涉及到相关数据的分类汇总，都建议掌握excel的相关操作方法哦。