一、公文格式中常见的问题分析
(一)公文格式组成部分中常见的问题
1、眉首部分
（1）发文单位标志。集团公司的子公司的发文单位标
识字号应小于”共创实业集团有限公司”。但有的子公司没
有注意，其发文单位标识字号比集团公司的还大。
（2）发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一
字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使
用六角括号”〔〕”（”〔〕”在”标点符号”里）,而经
常用圆括号”（）”或方括号”[]”，如”共发（2008）2
号”、”共通字[2008]5 号”；
便函的发文字号置于红色反线下1行版心右边缘顶格标
识，可是有的将发文字号置于红色反线上，有的标识时没有
右顶格到边缘。
（3）签发人。有的公文将”签发人”标识为”签发”，
有的将签发人姓名居前，如”签发：某某”、或”某某：签
发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：
“签发人”用 3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用
3号楷体标识签发人姓名。
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（4）红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角
星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五
角星的反线，这是不对的。
2、主体部分
（1）标题。常见的问题是：
一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；
有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《公文格式》
规定公文标题用 2号标宋体字。
二是标题中滥用书名号等标点符号，《公文格式》规定
除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有
的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还
有顿号、逗号等标点符号,都是不允许的。
（2）正文小标题。《公文格式》规定公文正文内容结
构层次为：”一、”、”（一）”、”1、”、”（1）”。
《格式》规定小标题使用 3号标准宋体字或黑体字，但对四
个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用宋体加粗，二
级标题用宋体加粗(或黑体)，三级、四级标题用仿宋体加粗。
另，经常出现：”（一）、”、”（1）、”等现象。
（3）附件。附件一般在正文之下空一行标识，附件名
称后不加标点，但常见的问题是没有与正文空开一行或空二
行，有的经常在名称后加句号，还有就是没有在附件左上角
标明”附件”或者”附件×”字样。
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（4）成文日期。
位置问题：纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标
准为印章盖在成文日期上，印章上弧线距正文不到 1行的空
白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，
成文日期往往与正文拉的距离过大。
时间问题：不能随意写上时间。一种是签发时间；一种
是形成决定或决议的会议时间。
写法问题：另一个常见的问题是将”零”写作”O”，
如”二 OO 八年四月十五日”，正确的写法应为”二○○八
年四月十五日”。
（5）印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，
并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是
盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章
盖到成文日期以外。
3、版记部分
（1）主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标
引，且词目之间空格不均。规范的标识”主题词”三字用黑
体，词目用标宋 3号字体，词目间空一字。
（2）送或抄送单位。常见的问题是有的公文还将”抄报”
和”抄送”分开，而不是统一为”抄送”；有的抄送机关较
多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是
最后一个抄送机关经常不标句号。
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（3）印发单位和印发时间。印发单位和印发日期在抄
送机关之下，印发单位左空一字，印发日期右空一字，但有
的公文经常将二者左右顶格。
（二）公文组成部分标识规则中常见的问题
1、排版装订。公文用纸应采用国标标准 A4 型（210mm
×297mm），一般每个页面排 22 行，每行 28 个字，双面印
刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数
和每行字数不一、左侧明订、订位不正等问题。
2、页码。置于版心下边缘之一行，单页码居左空一字，
双页码居右空一字，目的是方便阅读，但有很多公文的页码
一律居中。
3、表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作
为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前
后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插
一些表格。
（三）公文格式中常见的其他问题
1、数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，
如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。
词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中作
为词素使用的数字应用汉字。
2、名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名
均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便
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行文，如名称较长，可在第一次使用时说明”以下简称为×
×××”，再次使用时用简称。
3、时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，
如”去年”、”前天”等，而应写明具体的年、月、日。
4、标点符号。有将间隔号”·”写为点号”.”的，如
“11·8” 事件写为”11.8″事件。还有的连接号使用不规
范，如”2008 年 2 月 2 日-6 日”，使用连接号，应占一字
的位置，并上下居中。
二、行政公文格式
（一）范围
《公文格式》规定了公文通用的纸张要求、印刷要求、
公文中各要素排列顺序和标识规则。
《公文格式》引用标准为国家标准，即 GB/T148－1997。
（二）标准定义
《公文格式》标准定义为：
1、字（word）： 标识公文中横向距离的长度单位。一
个字指一个汉字所占空间。
2、行（line）：标识公文中纵向距离的长度单位。标
准是以 3号字高度加 3号字高度 7/8 倍的距离为一基准行。
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（三）公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用的纸张定量为 60g/m2~80g/ m2 的胶
版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85％～90％，横向折度≥15
次，不透明度≥85％，PH 值为 7.5~9.5。
（四）公文用纸幅面及版面尺寸
1、公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用 GB/T148 中规定
的 A4型纸，尺寸为 210mm×297mm，尺寸允许偏差见 GB/T148。
2、公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（五）文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
（六）排版规格与印刷装订要求
1、排版规格
正文用 3号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行 28 个字。
2、制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不
斜，误差不超过 1mm。
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3、印制要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油
墨应达到色谱所标 BL100％，红色油墨应达到色谱所标 Y80
％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。
4、装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱
落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马
订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各 1/4 处，允
许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm；无坏
钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切
成品尺寸误差±1mm，四角成 90 度，无毛茬或缺损。
（七）公文中各要素标识规则
将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm）以上的各
要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不
含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称
版记。
1、眉首
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的
顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1行。
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（2）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用 3号黑体字，顶格标识在版心右
上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时标识秘密等级和保
密期限，用 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，秘
密等级各保密期限之间用”★”隔开。
（3）紧急程度
如需标识紧急程度，用 3号黑体字，顶格标识在版心右
上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时标识秘密等级与紧
急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1行，紧急程度
顶格标识在版心右上角第 2行。
（4）发文单位标识
由发文单位全称或规范化简称后加”文件”组成；对一
些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。发文单
位标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文
单位标识上边缘至版心上边缘为 80mm。
发文单位标识推荐使用标准宋体字，用红色标识。字号
由发文单位以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大
于 22mm×15mm。
联合行文时应使用主办单位名称在前，”文件”二字置
于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，
保证公文首页显示正文。
（5）发文字号
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发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位
标识下空 2行，用 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用
阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号”〔〕”括入；
序号不编虚位（即 1不编为 001），不加”第”字。
发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
（6）签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右
侧。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空 1字；签发人
用 3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3号楷体
字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1行，其
他签发人姓名从第 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文
单位顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一
个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。
2、主体
（1）公文标题
红色反线下空 2行，用 2号标准宋体字，可分一行或多
行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰
当。
（2）主送机关
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标题下空 1行，左侧顶格用 3号仿宋体字标识，回行时
仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位
名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称
移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3）公文正文
主送单位名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
（4）附件
公文如有附件，在正文下空 1行左空 2字用 3号仿宋体
字标识”附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用
阿拉伯数码（如：”附件：1.××××”）；附件名称后不
加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角
第 1行顶格标识”附件”，有序号时标识序号；附件的序号
和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，
就在附件左上角第 1行顶格标识公文的发文字号并在其后标
识附件（或带序号）。
（5）成文时间
用汉字将年、月、日标全；”零”写为”○”；成文时
间的标识位置见（6）。
（6）公文生效标识
A、单一发文印章
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单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的名称，只
标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文
2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在
成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压
在成文时间上。
B、联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左
右各空 7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，
印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列
整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。
当联合行文需加盖 3个以上印章时，为防止出现空白印
章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文
之间。主办单位印章在前，每排最多 3个印章，两端不得超
过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章
之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2字标识成
文时间。
C、特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取
调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，
不得采取标识”此页无正文”的方法解决。
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3、版记
（1）主题词
“主题词”用 3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒
号；词目用 3号标宋体字；词目之间空一字。
（2）抄送
公文如有抄送，在主题词下 1行；左空一字用 3号仿宋
体字标识”抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用顿号隔开，
回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位标句
号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。
（3）印发单位和印发时间
位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占 1行
位置；用 3 号仿宋体字。印发单位左空 1字，印发时间右空
1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（4）版记中的反线
版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
（5）版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最
后一行。
（八）页码
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用 4 号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一
行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空 1字，双页码居左空 1字。空白页和空白以后
的页不标识页码。
（九）公文中的表格
公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码放在横
表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，
单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格
时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将 A3
纸型表格贴在倒数第二页，不应贴在文件最后一页上。
（十）公文的特定格式
1、信函式格式
发文单位名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐使用
标宋体字，字号由发文单位酌定；发文单位全称下 4mm 处为
一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm 处为一条武文线
（上细下粗），两条线长均为 170mm。每行距中排 28 个字。
发文单位名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法
从本标准相应要素说明。
（2）会议纪要格式
会议纪要标识由”××××会议纪要”组成。其标识位
置同（七）公文中各要素标识规则中眉首规定中的第（4）
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条，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加
盖印章。其他要素以上标准规定。
三、公文处理
公文处理包括公文拟定、办理、管理、立卷归档等一系
列衔接有序的工作。
（一） 公文起草
公文起草由与公文内容相关的职能部门起草；公文内容
涉及到两个或两个以上职能部门时，共同先行商量，确定公
文框架，由与公文内容紧密相关的职能部门负责起草，拟定
文稿。
（二）核稿会签
1、办文部门拟定文稿，填写”共创实业集团有限公司
发文笺”,经办文部门负责人核稿签字。所拟文稿内容，由
两个或两个以上部门交叉或共同管理的事项，拟稿人必须将
文稿送相关部门负责人进行会签，共同审稿。核稿人和会签
人应对文稿内容和质量负责。
2、办文部门拟稿人将文稿送综合管理部，经文秘和经
理核稿签字。
3、综合管理部将文稿送办文部门主管副总经理和业务
相关的副总经理审核后会签。
（三）公文签发
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综合管理部将拟签发文稿送签发领导最终审批签发。
审批签发的权限为：
1、董事会决策事项、向政府部门报告和请示的重要工
作、公布集团公司组织机构和重要人事任免事项、公布企业
重大生产、技术、管理事项以及由董事长主持的会议等所形
成的公文，由董事长签发。
2、全局性的生产经营日常管理、向政府部门报告、请
示和联系工作、公布规章制度、员工奖惩、人事任免、涉及
两个或两个以上副总经理分管部门交叉或共同管理的事项
以及总经理办公会议等所形成的公文，由总经理签发。
3、日常管理、所分管部门和子公司管理的事项以及由
主管副总经理或财务总监主持召开的会议等所形成的公文，
由主管副总经理或财务总监签发。
（四）公文办理和管理
1、公文办理。集团公司公文办理分为收文办理和发文
办理。
收文是指上级机关和外单位发送集团公司的公文和各
子公司、各部门报送集团公司的公文。收文办理包括公文的
签收、登记、拟办、批办、传阅、承办和催办等程序。
发文是指集团公司向外报送和发送各子公司、各部门的
公文。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，
发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
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收文办理程序：
（1）签收。公司领导和各部门将从外收到的公文首先
送综合管理部，综合管理部收到有关公文并签字给发文方或
送文领导和送文部门。
（2）登记。综合管理部文秘填写”共创实业集团有限
公司收文登记本”，将标题、发文字号、发文单位、成文日
期、份数、收发文日期及办理等情况填写清楚。
（3）拟办。综合管理部文秘对需办理的公文填写”共
创实业集团有限公司收文办理笺”，经经理审阅后提出办理
意见，送相关领导批示。
（4）传阅。综合管理部根据领导批示，按一定程序将
公文送有关领导、部门负责人阅知。公文传阅应随时掌握公
文去向，避免漏传、误传和延误。
（5）承办。集团公司相关职能部门、相关子公司对需
要办理的公文进行办理。凡职权范围内可以答复的事项，承
办部门（子公司）应当直接答复呈文单位；凡涉及到其他业
务部门范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办
理；凡需报请集团公司领导审批的事项，承办部门应当提出
处理意见并代拟文稿。
（6）催办。综合管理部对公文的承办情况进行督促检
查，并随时向集团公司有关领导汇报办理情况。
发文办理程序：
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（1）核发。在公文正式发文前，综合管理部对公文的
审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单
位和印制份数。
（2）印制。应当做到准确、及时、规范、安全、保密。
（3）分发。综合管理部或办文部门根据有关规定和集
团公司领导批示将公文分送有关领导和部门、子公司。
2、公文发送。集团公司文件和以集团公司名义下发的
通知，由综合管理部发送。以集团公司名义对外报送的公文，
由相关办文部门（子公司）或综合管理部负责报送。
3、公文立卷归档。公文办理完毕后，各办文部门应积
极配合综合管理部，将公文的定稿原件、正本和有关材料收
集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
4、公文销毁。凡无保存价值的公文，应经综合管理部
文秘和档案管理员清理登记和经理审核后，送主管副总经理
审核后，报文件最终审批领导批准，按规定销毁，不得任意
向废纸收购部门和个人出售文件、刊物和资料。
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A4：210mm×297mm；版心：156mm×225mm（不含页码）
天头(上白边)：37mm±1mm；订口（左白边）为：28mm±1mm
下白边：35mm±1mm；右白边：26mm±1mm
行政公文格式样本 NO××××××
机 密★×年
特 急
共创实业集团有限公司文件
共发〔2008〕10 号
（发文字号：发文单位标识下空 2行，3号仿宋体；下行、平行文居中，上
行文居左空 1 字；年份：应标全称，用六角括号”〔 〕”不用圆括号，序号不编
虚位，不加”第”字）
（上行文应注明签发人，签发人：3号仿宋体，后加全角冒号；签发人姓名：
3号楷体，居右空 1字）
（标题：与文号空两行；标题=（发文机关）+介词+事由+文种；除法规、规
章名称加书名号外，一般不用标点符号；2号标宋体加粗）
关于规范公司公文处理程序的通知 （正文与标题空一行）
各公司、集团公司各部门：（主送机关全称或规范化简称、统称）
（正文：3 号仿宋体，一般 22 行×28 字=616 字；层次结构序数：”一、”、
“（一）”、”1.”、”（1）”）
一、文件处理程序 （第一层次标题：3号黑体或宋体加粗）
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（一）以集团公司名义发布的文件
（第二层次标题：3号宋体或仿宋体加粗）
1．………… （1）………… 附件：1. 集团公司文件处理流程图
2. 集团公司内请示、报告处理流程图
（附件序号用阿拉伯数字，用下圆点符号；附件名称后面不加标点符号）
共创实业集团有限公司
二〇〇八年四月十九日
（单一机关制发的公文不署发文机关名称，必须加章印章；对内，署名，
不加盖公章；用小写汉字标识成文时间；联合行文每排最多盖 3个印章，并在最
后一排印章之下右空 2字标识成文日期）
（不能为空页，不能标注”此页无正文”，通过调整行间距或者字距解决空
页问题）
（主题词=类别词+类属词+文种；词目一般 3—5 个，新编词目加”△”；
主题词和发送范围居底；”主题词”三个字用 3 号黑体，居左顶格标识；词目用
3号仿宋体；词目之间空 1字）
主题词：公司 公文处理 程序 通知 送：集团公司领导（左空 1字，用 3号仿宋体标识”送”；抄送单位
用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；只有抄送和分送，没有抄报）
共创实业集团有限公司综合管理部 2008 年 4 月 19 日印发 （印发机关左空 1字，印发时间右空 1字；印发时间用阿拉伯数码标识；页码标
识居外侧，用”1″形式）
